TJRS discute com especialistas o descarte de processos do Arquivo Judicial do Estado

Sob a coordenação da 3ª Vice-Presidente do TJRS, Desembargadora Liselena Schifino Robles Ribeiro, foi realizada uma audiência com historiadores, arquivistas e representantes de entidades e universidades gaúchas.  Na pauta, a discussão dos novos projetos do Judiciário gaúcho para o descarte de processos do Arquivo Judicial do Estado.

As propostas foram elaboradas pelos Juízes-Assessores da Assessoria Especial das Vice-Presidências do TJRS, Jerson Moacir Gubert, Luís Antonio Behrensdorf Gomes da Silva e Maria Thereza Barbieri.

O objetivo do TJRS é propor formas de avaliação e classificação dos processos, identificando quais têm importância histórica e devem ser preservados e quais devem ser descartados.

 Atualmente, o TJRS conta com um acervo de 11 milhões de processos, arquivados em cinco prédios de Porto Alegre. Desse total, apenas dois são próprios do judiciário, o restante é locado.

Para diminuir os custos com essas locações, assim como liberar espaço para que novos processos possam ser arquivados, é que os juízes-assessores estão trabalhando em propostas que possam preservar a história e, ao mesmo, tempo, diminuir os custos do TJRS com a armazenagem de papel.

Para os historiadores e arquivistas que participaram da reunião, a iniciativa do TJRS é louvável, pois abre o debate sobre o acervo dos processos.

As universidades UFRGS, PUCRS, UNISINOS e FAPA manifestaram desejo de fazer parte da comissão que vai analisar os processos para o descarte, assim como as entidades ligadas aos arquivistas no Estado.

Novos projetos para o Arquivo Judicial do Estado

A Assessoria Especial das Vice-Presidências do TJRS, ao lado da Presidência, da Comissão Permanente de Gestão e Avaliação de Documentos (CPGAD) e da Direção-Geral do Tribunal, está trabalhando na implantação de uma série de projetos, entre eles alguns inéditos no país, para modernizar os serviços no Arquivo Judicial do Estado.

Segundo os Juízes que integram a Assessoria Especial das Vice-Presidências, a atual situação do arquivo dos processos no Estado chegou ao limite, requerendo soluções inteligentes e práticas.

O Arquivo conta hoje com um acervo de cerca de 11 milhões de feitos que aguardam cuidadosa análise para serem eliminados. Frente a esta demanda, e sem pessoal em número suficiente, algumas medidas inovadoras estão sendo adotadas. A principal delas é ligada à contratação de empresa para classificar 10 milhões de processos, sem ser preciso utilizar os escassos recursos humanos disponíveis.

Com apoio do Conselho de Informática e do Departamento de Informática, uma ferramenta está sendo desenvolvida de modo a permitir que o processo, assim que avaliado, seja incluído em relações que atestem suas situações, seja para descarte, seja para guarda permanente, seja ainda para aguardar prazo, conforme tabela de temporalidade. Isso permite a editalização direta, a ser feita pelo Departamento de Artes Gráficas (DAG) do TJRS, publicizando os processos que serão eliminados.

Critérios para descarte de processos

O descarte de processos atende a três critérios básicos: tabela de temporalidade, corte cronológico e cálculo amostral.

A tabela de temporalidade é o instrumento pelo qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo.

O cálculo amostral é uma ferramenta de estatística, que utiliza uma fórmula própria, determinando, por amostragem, quais documentos devem ser guardados.

O corte cronológico é o marco definido pela entidade a partir de quando os feitos podem ser classificados e avaliados. Todos os demais são de guarda permanente. No RS, o ano definido foi o de 1950.

Para o cálculo amostral e a tabela de temporalidade, foram utilizados os critérios desenvolvidos em estudos promovidos pelo CNJ, com apoio do CONARQ e do PRONAME.

Para a utilização do sistema de classificação dos processos, é necessário um número expressivo de servidores. Hoje, o acervo possui cerca de 11 milhões de processos no aguardo dessa análise.

Com a falta de material humano, foram realizadas negociações com a CORAG, Companhia Rio-Grandense de Artes Gráficas, para a contratação de cerca de 200 funcionários, que atuarão na abertura das caixas e classificação de processos, digitando dados no sistema desenvolvido pela Informática do TJ.

O descarte só se dará após classificação de feitos e análise criteriosa pelo Núcleo de Preservação e Restauro, com auxílio, que se está a buscar, de profissionais, técnicos e estagiários das áreas de Arquivo e História, mediante convênios a serem firmados com Universidades.

Criação do Serviço de Formação do Processo Digital

Para melhor administrar o trabalho de gestão de documentos, a Assessoria Especial das Vice-Presidências do TJRS, ao lado da Comissão Permanente de Gestão e Avaliação de Documentos-CPGAD, elaborou projeto de criação do Serviço de Formação do Processo Digital, não como departamento, mas como serviço auxiliar, vinculado à Direção Administrativa. Esse serviço deve atuar ao lado do Serviço de Arquivo Judicial e do Serviço de Arquivo Administrativo, compondo a área de gestão de documentos da Corte Estadual.

O Serviço, que se localizava junto ao prédio do Arquivo Judicial, passou recentemente a funcionar no 4º andar do novo Foro Regional do 4º Distrito.

Segundo o Juiz Jerson Moacir Gubert, da Assessoria Especial das Vice-Presidências do TJRS, há necessidade de mais servidores para trabalharem nos projetos em curso e a serem implantados, tanto no processo digital como junto aos arquivos. Para isso, a Comissão de Organização Judiciária no Estado-COJE analisa a criação de gratificações para servidores, como estímulo para a formação das equipes necessárias. O magistrado explica ainda que as gratificações se restringem aos serviços dos arquivos, por sua peculiaridade. Para completar a equipe dos serviços, também está sendo proposta a criação de mais dois cargos de arquivistas no Judiciário gaúcho. Hoje já existem dois servidores com esta especialidade no TJRS.

Próximas reuniões

Uma nova reunião será marcada para ser realizada no Arquivo Judicial do Estado. O objetivo é levar os especialistas para conhecerem a realidade do armazenamento dos processos na Justiça gaúcha.

Presenças

Além das Universidades, participaram da reunião o Presidente do Conselho de Comunicação Social, Desembargador Túlio Martins, a Juíza-Federal Ingrid Schroder Sliwka, o Promotor de Justiça, Alceu Schoeller de Moraes, o Diretor-Geral do TJRS, Omar Jacques Amorim, a coordenadora do Arquivo Judicial do TJRS, Tassiara Jaqueline Fanck Kich, o representante da Associação Nacional de Profissionais de História, Benito Bisso Schmidt, a representante da Associação Nacional de Profissionais de História Seção RS, Zita Possamai, a representante da Associação dos Arquivistas do RS Karine Dressler e Jair Krischke do Movimento de Justiça e Direitos Humanos.

 Fonte: Saite do Advogado Paulo Moreira Junior – 20/10/11

Anúncios
Esse post foi publicado em DESCARTE EMERGENCIAL DO TJ RS e marcado , , , , , , , , , , , , , , , , . Guardar link permanente.

Deixe um comentário

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair /  Alterar )

Foto do Google

Você está comentando utilizando sua conta Google. Sair /  Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair /  Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair /  Alterar )

Conectando a %s